System ERP dla przemysłu spożywczego powinien spełniać kilka kryteriów - ale jakich? Na co należy zwracać uwagę przy wyborze systemu ERP? Jak postępować podczas wdrożenia ERP?

Gwarancja świeżości, bezpieczeństwo produkcji spożywczej, kontrola pochodzenia, zgodność z regulacjami  i normami prawnymi  to tematy coraz ważniejsze w obecnej sytuacji rynkowej. Bycie konkurencyjnym w tej sytuacji i uzyskiwanie wysokiej marży, wymaga więc pełnego dostępu do danych i elastyczności procesów. Wykorzystywanie systemu ERP jest koniecznością.

Jaki system ERP sprawdzi się w Państwa przedsiębiorstwie?

W poniższym artykule zestawiłem dziewięć kryteriów, które pomogą  przeanalizować oferty i znaleźć optymalne rozwiązanie.

Kryterium 1: Korzyści - co chcę osiągnąć przy wsparciu oprogramowania?

Obietnice korzyści w sposób naturalny zawyżają oczekiwania. Rzeczywiście tak jest, że system ERP obiektem centralnym, przez który przechodzą dane i funkcjonalności. To oczekiwanie prowadzi często do tego, że często kupuje się ponadgabarytowo. Dlatego trzeba najpierw zdefiniować cele
i oczekiwania. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż zarząd, jak również produkcja, zaopatrzenie, logistyka
i dział zarządzania liniami mają różne bolączki, a więc różne oczekiwania. Jeśli cele są jasne, łatwiej wybrać system: jaki obszar lub element procesu powinien być zoptymalizowany w pierwszej kolejności? Wtedy także będzie można ocenić, czy dane rozwiązanie przynosi oczekiwane korzyści. I co więcej: dopiero w przypadku jasnego zdefiniowania celów, można zmierzyć rentowność inwestycji (ROI).

Kryterium 2: Zakres - czym powinno się wykazać oprogramowanie ERP dla przemysłu spożywczego?

Zrozumiałe jest, że oprogramowanie ERP musi odwzorowywać wszystkie funkcje produkcyjne
i logistyczne. Łatwiej jest poruszać się tylko w jednym systemie i nie korzystać z innych rozwiązań. Jednak wiele systemów zostało opracowanych dla potrzeb wielkich koncernów. Kto potrzebuje mniej, musi przejść do porządku dziennego nad kompleksowością takich rozwiązań, żeby podołać wymaganiom. O ileż łatwiej jest, kiedy rozwiązania software'owe są w różnej wielkości i o ileż lepiej, jeśli mogą pracować na żądanie albo w chmurze.

Oprogramowanie ERP dla przemysłu spożywczego i produkcji opierającej się na wsadach powinno na pewno obejmować kilka funkcjonalności. Powinno zarządzać kosztami, recepturami, planować produkcję, umożliwiać integrację sprzętową, pozwalać na kontrolę jakości i śledzić pochodzenie produktów.

Kryterium 3: Orientacja branżowa i zakładowa.

Wyższe wymagania dotyczące dokumentacji, zorientowanie na receptury z optymalizacją wykorzystania materiałów, procesów produkcyjnych zorientowanych na partie, informacje zwrotne
z procesu ważenia - wymagania przemysłu spożywczego są trudne. System ERP, który ma przynieść realne korzyści, musi zmapować to wszystko jako standard. Utrzymanie lub zwiększenie marży jest możliwe tylko wtedy, gdy zakupy, zapewnienie jakości, planowanie produkcji i sprzedaży współgrają
w systemie. Ale jest też kilka bardzo interesujących, specyficznych dla branży funkcji, które mogą ułatwić życie. Prosta analiza obrazu pozwala w pełni automatycznie klasyfikować i sortować surowce według zdefiniowanych kryteriów oraz w pełni automatycznie rozpoznawać składniki.
Oprogramowanie musi odwzorować cel firmy - a co najważniejsze, bez większego wysiłku i poprzez parametryzację. Wykracza to poza branżowe najlepsze praktyki biznesowe: pulpity nawigacyjne użytkownika, raporty lub połączenie ze źródłami danych powinny być indywidualne, a te właściwości należy zachować również w przypadku zmiany lub aktualizacji wersji. Aby użytkownicy mogli łatwo się odnaleźć, ważne jest, aby zapewnić intuicyjne i jednoznaczne wskazówki dla użytkownika, w tym system autoryzacji. Aby mieć pewność, że to działa, należy poprosić o referencje: trzeba nalegać, aby dostawca ERP umożliwił prezentację swojego rozwiązania w zastosowaniu praktycznym - najlepiej na przykładzie kilku klientów.

Kryterium 4: Modułowość.

Przedsiębiorstwo rośnie i zmienia się - to powinno uwzględniać rozwiązanie ERP. Dzięki oprogramowaniu o strukturze modułowej można w dowolnym momencie dodać potrzebne funkcjonalności. Dzięki temu można zdecydować, które moduły i licencje są kupowane i kiedy. Wybór modułów opiera się na wstępnie zdefiniowanych celach i priorytetach. Czasami wskazane jest, aby nie robić dużego skoku od razu, ale zacząć od indywidualnych modułów dla niektórych działów. Ważne jest tylko, żeby wszystkie moduły, które będą w przyszłości potrzebne, znajdowały się już dziś w ofercie.

Kryterium 5: Przyszłość - czy za 10 lat system będzie nadal wydajny?

Dodatkowa liczba języków? Zmiana procesów produkcyjnych, logistycznych czy sprzedażowych? A może dostawca systemu przestał wspierać starsze wersje? Aby uniknąć takich scenariuszy, podczas wyboru systemu ERP należy dokładnie sprawdzić następujące punkty:

• czy system jest rozbudowywany o nowe funkcje? Jeśli ERP może zrobić tylko to, czego potrzebujesz dzisiaj, już jutro może okazać się nie jest wystarczający. Czy dostawca oferuje więcej modułów niż potrzebuję dzisiaj? Czy do oprogramowania dodawane są nowe funkcjonalności? Czy są regularne aktualizacje?
• w jakim stopniu system obsługuje wiele języków oraz walut i czy można go w razie potrzeby rozszerzyć?
• czy można prosto dopasować procesy?
• czy można podłączyć inne systemy? Czy jest lista rozwiązań, które można łatwo zintegrować?
• czy ERP pracuje stabilnie? Czy jest technologicznie oparty na solidnej, nowoczesnej platformie? Czy istnieje przejrzysta i elastyczna konstrukcja oprogramowania?
• krótkie cykle generowania wersji są dobrym znakiem, ponieważ w ten sposób aktualizacje technologii i wymagania klientów wpływają do oprogramowania w odpowiednim czasie. Nowe wersje nie mogą powodować żadnego wysiłku z Państwa strony, za co odpowiedzialność ponosi producent! W przypadku w pełni automatycznej zmiany wersji należy zachować ustawienia i zmiany specyficzne dla firmy.
• wreszcie, jak stabilny jest sam dostawca? Należy zaufać dostawcy tylko wtedy, gdy oprócz solidnego bilansu zalet oprogramowania, idzie za tym absolutne zaangażowaniem kadry zarządzającej.

Kryterium 6: Mobilność –  czy można rejestrować dane na miejscu i wszędzie je wykorzystywać?

Możliwość rejestracji danych surowca na przyjęciu za pomocą urządzenia mobilnego, Pick-by-Voice, głosowo lub Pick-by-Vision, wzrokowo albo po prostu przeglądania najnowszych raportów podczas podróży - mobilność staje się coraz ważniejszym kryterium. Korzyści są również oczywiste: większa wydajność pracowników, większa przejrzystość i elastyczność we wszystkich procesach, a przede wszystkim brak przerw w nośnikach, a tym samym wyższa jakość danych i procesów.

Kryterium 7: Bezpieczeństwo danych.

Na co należy zwracać uwagę już na samym początku, to bezpieczeństwo. Rozwiązanie ERP musi spełniać przyjęte standardy bezpieczeństwa, takie jak prawa dostępu lub ograniczenia logowania. Wdrożenie obejmuje także opartą na funkcjach definicję autoryzacji oraz administrowanie użytkownikami i zadaniami. Uwierzytelnianie należy również aktywować dla wybranych procesów, takich jak zmiany szczególnie wrażliwych danych. Drukowanie lub eksport wyników analizy można również powiązać z autoryzacją użytkownika. Dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania treścią przedsiębiorstwa i certyfikowanemu archiwum wszystkie dane przechowywane w systemie ERP mogą być przechowywane w sposób zabezpieczony dla audytów i chronione.

Podczas obsługi wrażliwych lub łatwo psujących się towarów w produkcji żywności, decydującą rolę odgrywa również niezawodność aplikacji i infrastruktury. W szczególności małe i średnie firmy powinny rozważyć przed wyborem systemu ERP, czy otrzymają model oprogramowania jako usługi z chmury. Jeśli oprogramowanie jest hostowane w certyfikowanym centrum danych, a nie na własnym serwerze, oszczędza to pojemność i koszty, a jednocześnie zapewnia większe bezpieczeństwo pod względem wydajności i przestojów, także ochronę przed cyberatakami - dostawca ERP w chmurze zapewnia bezpieczeństwo na takim poziomie, że samodzielne wykonanie kosztowałoby wiele więcej.

Kryterium 8: Otwartość - Czy ERP integruje się z innymi systemami?

ERP to centrum firmy, a duża liczba programów wymienia dane i polecenia z systemem. Obejmują one standardowe rozwiązania, takie jak CRM SCM lub MES, których integracja jest gwarantowana u prawie wszystkich producentów za pośrednictwem standardowych interfejsów. Oczywiście łatwiej jest, jeśli wiele pożądanych funkcjonalności jest już dostępnych w samym rozwiązaniu. Ale często należy również zintegrować rozwiązania specyficzne dla firmy, starsze systemy w użyciu lub specjalne dane z maszyn. Do tego potrzebne są dodatkowe interfejsy (API) - w zależności od systemu może to być zwykły interfejs API lub własne programowanie. Należy zatem zapytać, jakie interfejsy udostępnia producent.

Kryterium 9: Implementacja - szybkość uruchomienia.

Szybki zwrot z inwestycji zależy w ogromnej mierze od czasu implementacji. Należy zatem zwracać uwagę na to:

• czy można prosto dopasować procesy?
• czy rozwiązanie ERP można łatwo podłączyć za pomocą standardowych interfejsów?
• czy istnieje sprawdzona metodyka wdrożenia systemu?
• czy producent już wcześniej zrealizował podobne projekty?
• czy producent dysponuje doświadczonymi specjalistami branżowymi?

Jeżeli inwestor oczekuje profesjonalnego wdrożenia oprogramowania, to koniecznie musi wspierać się profesjonalistami, dla których czas realizacji, koszty i jakość usług są priorytetami. Tylko wtedy wdrożenie zakończy się sukcesem i stworzy podstawy dla kolejnych projektów IT.

Zachęcamy także do odwiedzenia naszej witryny: www.csb.com/pl

Oraz naszego profilu LinkedIn: www.linkedin.com/company/csb-system-polska