W wielu firmach spożywczych logistyka transportu i dystrybucja rozwijają się szybciej niż narzędzia do ich obsługi. Efekt nie jest zaskoczeniem: planowanie tras na wyczucie, rozliczenia na Excelach, opakowania zwrotne rotujące między kontrahentami, a do tego koszty floty, które trudno rzetelnie przeliczyć na koszt każdego kilometra. Taki miks potencjalnych błędów i opóźnień bywa niewidoczny na poziomie pojedynczej dostawy, ale w skali tygodni i miesięcy staje się realnym kosztem obsługi sprzedaży.

Poniżej opisujemy podejście do projektu, w którym celem było połączenie kilku kluczowych procesów w jednym systemie, tj. planowania i optymalizacji tras kierowców, rozliczeń transportu własnego i spedycji zewnętrznej, obsługi opakowań zwrotnych w czasie rzeczywistym oraz serwisu floty. A wszystko to bez równoległej rejestracji tych danych w arkuszach kalkulacyjnych.

Punkt wyjścia: skala, przy której ręczne zarządzanie musi ustąpić automatyzacji

W analizowanym przypadku firma dysponuje flotą ok. 90 własnych środków transportu (ciągniki, naczepy), przy czym na urządzeniach mobilnych z dostępem online ma pracować ok. 50 kierowców. W obiegu znajduje się prawie 65 000 opakowań zwrotnych, a dodatkowo firma korzysta z usług ok. 10 zewnętrznych przewoźników.

Taka skala oznacza, że nawet niewielkie opóźnienie lub błąd w rejestracji (np. opakowań zwrotnych wpisywanych dopiero po powrocie kierowcy do zakładu) ma konkretne skutki: straty w majątku obrotowym (pojemniki), przestoje operacyjne (mycie pojemników, braki dostępności), błędy rozliczeń (kilometry, stawki, marża na transakcji), wyższe koszty pracy administracyjnej.

Najważniejsze wymagania biznesowe, czyli kluczowe wyzwania w praktyce

Wymagania projektu jasno wskazują priorytety, typowe dla produkcji spożywczej, zwłaszcza tam, gdzie opakowania wielokrotnego użytku są krytyczne dla ciągłości dostaw:

• Optymalizacja tras kierowców oraz kontrola przejechanych kilometrów i kosztów
• Redukcja kosztów spedycji zewnętrznej dzięki porównywalności stawek i rozliczeń
• Bezbłędna kontrola salda opakowań zwrotnych w czasie rzeczywistym z dokładnością do kontrahenta
• Planowanie pracy myjni pojemników na bazie danych „tu i teraz”, a nie z opóźnieniem
• Rejestracja danych w zakładzie zredukowana do minimum (rejestracja głównie na trasie i na stanowisku przyjęcia)
• Zastąpienie arkuszy i zewnętrznych narzędzi rozwiązaniami wbudowanymi w ERP

Kluczowy szczegół: rejestracja zwrotów opakowań nie może zależeć od powrotu kierowcy do zakładu i późniejszego przepisywania danych do systemu ewidencji.

 Rozwiązanie: jedno źródło danych w ERP + mobilność + analityka

Założenie jest proste: logistyk, kierowca, rampa przyjęć, rozliczenia spedycji i kontroling mają pracować na tej samej bazie danych, a dane mają być zbierane bezpośrednio w procesie (trasa/kontrahent/rampa). Wdrożone rozwiązanie posiada kilka płaszczyzn funkcjonalnych:

1. Opakowania zwrotne: rejestracja w czasie rzeczywistym

Rejestrowanie opakowań zwrotnych podczas kontroli tras obciąża saldo kontrahenta, a zwrot jest obsługiwany w dedykowanym programie (program nr 215). Istotny wymóg: widoczność aktualnie zwracanych ilości online, co umożliwia zarówno kontrolę salda, jak i planowanie pracy myjni pojemników. Dodatkowo, przy zwrocie do zakładu przewidziano terminal dotykowy na rampie do szybkiej rejestracji opakowań zdawanych z danej trasy przez kierowcę.

2. Geolokalizacja i optymalizacja tras kierowców

Po zdefiniowaniu parametrów trasy (ładunek, liczba jednostek, punkty dostaw, koordynaty, okna czasowe) system wyznacza trasę optymalną (czas/odległość) i podaje wyliczone kilometry jako podstawę rozliczenia. Ważna jest tu zasada rozliczeniowa: „idealnie” faktura za przejazd ma się zgadzać z kilometrami podanymi przez system. 

3. Koszty transportu i serwis floty: koszt realny, nie teoretyczny

Dane środków transportu muszą być uzupełnione o charakterystykę (własny/zewnętrzny, ładowność, ubezpieczenia, przeglądy, leasing, wymiany eksploatacyjne), a także możliwość rejestracji serwisów i części zamiennych (moduł serwisowy). Cel: policzyć jednostkowy koszt transportu (PLN/EUR), porównać opłacalność floty własnej vs. zewnętrznej i wykrywać nieuzasadnione koszty utrzymania środka transportu.

4. Analityka i rozliczenia: KPI, które mają znaczenie w przemyśle spożywczym

Zbierane dane mają zasilać analizy m. in. salda opakowań na kontrahenta, dostępności opakowań, kosztu jednostkowego pojazdu, rozliczeń spedycji oraz kosztów utrzymania floty. W opisywanym projekcie wskazano zestaw KPI typowych dla logistyki: koszt 1 km, koszt trasy, wykorzystanie przestrzeni ładunkowej i ładowności środka transportu, praca przewozowa, a także wskaźniki procesowe (np. koszt transportu jednej sztuki żywca).

 Rezultat: krótszy obieg informacji i mniej ręcznego przepisywania

Poniższa tabelka kompaktowo ujmuje główną ideę: „od problemu do mechanizmu w systemie.” 

 Efekty dla biznesu mierzone wynikami 

Do najważniejszych korzyści i efektów wdrożenia projektu należą:

• Planowanie obłożenia tras kierowców: wcześniejsze wyliczenie liczby jednostek (np. palet) i lepszy dobór pojazdu.
• Mobilne rejestracje opakowań: bieżący wgląd „tu i teraz” bez przepisywania danych
• Redukcja 1 etatu po stronie obsługi administracyjnej przy rejestracji opakowań zwrotnych
• Kontrola spedycji i stawek: scentralizowana historia stawek i możliwość racjonalnego doboru przewoźnika do typu trasy (w tym zasada: tańszy transport należy kierować na dłuższe trasy z wieloma punktami)
• Koszty transportu są widoczne na poziomie wyniku transakcji, co wpływa na politykę cenową i marżowość
• Spadek nakładu pracy działu logistyki z 3 osób do 1 przy rosnącej liczbie zamówień

Warto też odnotować aspekt „miękki”, ale istotny przy audytach i zgodności: historia operacji (przyjęcia opakowań, serwisy, przeglądy) poprawia transparentność i ułatwia kontrolę procesów.

Wszystkie parametry, dane, koordynaty, awizacje są w jednym systemie ERP.

 Rekomendacje dla producentów żywności planujących podobny projekt

1. Zacznij od opakowań zwrotnych, zwłaszcza gdy to właśnie one blokują przepływ i generują koszty. Monitoruj je online i sprawdzaj na bieżąco saldo kontrahenta - inaczej zawsze trzeba będzie wyjaśniać rozbieżności.
2. Ustal jedną podstawę rozliczenia tras kierowców (parametry + wyliczone km), ponieważ bez tego koszty transportu pozostają przedmiotem sporów i błędów.
3. Policz koszt eksploatacji pojazdu na 1 km na podstawie rzeczywistych danych serwisowych, a nie na podstawie uśrednionych założeń. Dopiero wtedy porównanie pojazd własny vs. zewnętrzny ma sens.
4. Wyeliminuj rejestrację danych w Excelu - jeśli stawki, zmiany i rozliczenia są w kilku plikach, organizacja nie ma jednolitego źródła informacji.

Zapraszamy też na strefę blogową CSB-System oraz na nasz profil LinkedIn​​​