Jak aktualne, zweryfikowane dane certyfikacyjne zmieniają zarządzanie ryzykiem dostawców

W erze coraz bardziej złożonych globalnych łańcuchów dostaw zapewnienie bezpieczeństwa i integralności produktów nigdy nie było tak istotne. Dla marek, detalistów i podmiotów definiujących wymagania utrzymanie przejrzystości i zaufania w sieciach dostawców ma kluczowe znaczenie. Tradycyjne metody zarządzania certyfikacją dostawców i jej weryfikacji od dawna stanowią jednak wyzwanie, często opierając się na ręcznych, wymagających zaangażowania wielu zasobów procesach, które wprowadzają ryzyko i opóźnienia. Przy globalnym łańcuchu dostaw żywności wycenianym na ponad 8 bilionów dolarów oraz wycofaniach produktów spożywczych kosztujących firmy średnio 10 milionów dolarów kosztów bezpośrednich, stawka jest wyjątkowo wysoka.

Wyzwania tradycyjnego zarządzania certyfikacją dostawców
Zarządzanie dużymi i złożonymi sieciami dostawców to znaczące wyzwanie operacyjne. Proces monitorowania certyfikatów jest często rozproszony i opiera się na ręcznych kontrolach, niespójnych danych oraz powolnych aktualizacjach. Stwarza to ryzyko, w którym status certyfikacji dostawcy może ulec zmianie bez natychmiastowego powiadomienia, potencjalnie zagrażając integralności produktu i reputacji marki. W rzeczywistości zakłócenia w łańcuchu dostaw są wskazywane jako jedno z największych ryzyk przez 56% kadry kierowniczej z sektora żywności i napojów.

Warto spojrzeć na skalę: ponad 100 000 firm na całym świecie określa wymagania wobec dostawców certyfikowanych zgodnie z BRCGS i polega na nich, co przekłada się na szacunkowo dwa miliony indywidualnych transakcji certyfikatowych rocznie. Każda transakcja to moment, w którym zaufanie jest niezbędne. Do tej pory zarządzanie tym procesem było ręczne i często niespójne, a dobrze uporządkowane arkusze kalkulacyjne stanowiły często szczyt „najlepszej praktyki”. Takie podejście jest nie tylko nieefektywne, ale także podatne na błędy ludzkie i fałszywą dokumentację — rosnący problem w branży, w której szacuje się, że oszustwa żywnościowe kosztują globalny przemysł spożywczy od 10 do 15 miliardów dolarów rocznie.

Przejście w kierunku due diligence opartego na danych
Aby ograniczyć ryzyko, branża wychodzi poza procesy ręczne i przyjmuje bardziej ustandaryzowane, oparte na danych podejście do zarządzania dostawcami. Przyszłość zapewnienia bezpieczeństwa i wiarygodności łańcucha dostaw opiera się na scentralizowanych, aktualnych i zweryfikowanych informacjach.

Ewolucja widoczna jest już także w sposobie, w jaki wiodące globalne marki zarządzają swoimi sieciami dostawców. Michelle Murphy, SQA Systems, Training and Documentation Manager w Pepsico, opisuje wpływ pełnego, 360-stopniowego wglądu we wszystkich dostawców BRCGS na świecie: „Directory Pro jest fantastyczne — zapewnia widoczność, której nam brakowało. Od pierwszego dnia zauważyliśmy bardzo pozytywny wpływ na nasze procesy administracyjne dzięki codziennym informacjom o zmianach statusu naszych dostawców.”

Taki poziom przejrzystości przekształca due diligence z reaktywnego zadania administracyjnego w proaktywną funkcję strategiczną. Dzięki pobieraniu danych certyfikacyjnych bezpośrednio od jednostek certyfikujących zatwierdzonych przez BRCGS za pośrednictwem Directory Pro ryzyko fałszywych certyfikatów zostaje praktycznie wyeliminowane, chroniąc zarówno firmę, jak i końcowego konsumenta. Zmiana umożliwia zespołom odejście od śledzenia wiadomości e-mail i ręcznego wprowadzania danych na rzecz podejmowania decyzji opartych na danych z większą pewnością. Pozytywny globalny wpływ Directory Pro jest wyraźny: 15 000 unikalnych firm w 120 krajach już skorzystało z tych nowych narzędzi, realizując ponad 600 000 wyszukiwań statusu lokalizacji i pobierając ponad 100 000 autentycznych certyfikatów BRCGS. Pozwoliło to zaoszczędzić szacunkowo 50 000 godzin pracy administracyjnej. Gdy status certyfikacji dostawcy ulega zmianie, powiadomienia w czasie rzeczywistym umożliwiają natychmiastowe działanie, zamykając okno ryzyka, które wcześniej istniało. Do tej pory wysłano ponad 900 000 alertów powiadomień, dzięki czemu użytkownicy są informowani o zmianach statusu w momencie ich wystąpienia, a nie miesiące później. Takie solidne podejście wzmacnia cały proces due diligence, zapewniając, że decyzje opierają się na najdokładniejszych i najbardziej aktualnych dostępnych informacjach.

Nowa definicja najlepszej praktyki dla globalnej branży
Jak powinna wyglądać „najlepsza praktyka” w dzisiejszym krajobrazie łańcucha dostaw? Musi opierać się na solidnym, efektywnym i świadomym zarządzaniu dostawcami. Oznacza to wykorzystanie technologii w celu uzyskania scentralizowanej widoczności oraz autentycznych danych w czasie rzeczywistym.

Taki scenariusz doskonale opisał zespół Red Tractor Assurance w Wielkiej Brytanii: „Włączenie BRCGS Directory Pro do procesu zatwierdzania licencji Red Tractor było dla naszej firmy prawdziwym atutem, ponieważ usprawniło nasze systemy, zapewniając wszystko, czego potrzebujemy, w jednym miejscu. Automatyczne alerty w czasie rzeczywistym informują nas na bieżąco o aktualnych zmianach, umożliwiając szybką reakcję tam, gdzie jest to wymagane, a dzięki integracji z bazą danych Red Tractor nasi licencjobiorcy nie muszą ręcznie przesyłać swoich certyfikatów BRCGS, co oszczędza im czas i przyspiesza nasze działania związane z zatwierdzaniem licencji.”

Wdrażając nowy standard zapewnienia bezpieczeństwa i wiarygodności na poziomie lokalnym, wzmacniamy integralność produktów w skali globalnej. Nie chodzi jedynie o przyjęcie nowego narzędzia programowego; chodzi o ustanowienie nowego branżowego punktu odniesienia dla zapewnienia bezpieczeństwa i wiarygodności łańcucha dostaw. Gdy każdy interesariusz ma dostęp do godnych zaufania, aktualnych i autentycznych danych certyfikacyjnych, cały ekosystem staje się bardziej odporny.

Ostatecznie ewolucja, którą umożliwia Directory Pro pomaga firmom realizować własne zobowiązania dotyczące integralności produktów wobec konsumentów. Wspiera bardziej ustandaryzowane i wiarygodne podejście do zarządzania dostawcami, umożliwiając podejmowanie mądrzejszych, szybszych i bezpieczniejszych decyzji z większą pewnością. W miarę jak poruszamy się po złożoności współczesnego handlu, zdolność do weryfikacji łańcuchów dostaw i budowania do nich zaufania stanowi fundament ochrony konsumentów oraz utrzymania integralności marki.

Dowiedz się więcej o Directory Pro od BRCGS