Freony to gazy chłodnicze stosowane w chłodnictwie i klimatyzacji. Ze względu na oddziaływanie tych związków na środowisko naturalne dzieli się je na: substancje kontrolowane (Substancje Zubożające Warstwę Ozonową - SZWO) oraz f‑gazy (Fluorowane Gazy Cieplarniane - FGC). Rozporządzenia unijne, a także krajowe określają sposoby prawidłowego postępowania z tymi czynnikami chłodniczymi oraz z układami zawierającymi te substancje. Prawo to jest sukcesywnie nowelizowane w kierunku ograniczenia ich emisji do środowiska. Na terenie Unii Europejskiej obowiązuje całkowity zakaz stosowania SZWO. W Polsce najnowszym aktem prawnym jest Obwieszczenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z 14 października 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (Dz.U. 2019 poz. 2158). Obsługa urządzeń chłodniczych i klimatyzacyjnych napełnionych freonami wymaga spełnienia wielu obowiązków w różnych zakresach.

Certyfikat personalny jest dokumentem wydawanym bezterminowo i umożliwia wykonywanie odpowiednich czynności z f-gazami. W celu uzyskania tych uprawnień należy zdać egzamin przed komisją egzaminacyjną w jednostce akredytowanej przez Urząd Dozoru Technicznego (UDT). Tylko osoba nieskazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko środowisku, ma możliwość otrzymania takiego certyfikatu. Certyfikaty personalne umożliwiają wykonanie określonych czynności w zależności od kategorii. Najwięcej uprawnień daje kategoria I.

Wykonywanie czynności w zakresie instalacji, kontroli szczelności, konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła, bez posiadania wymaganego certyfikatu dla personelu, wiąże się z karą pieniężną od 600 do 4 500 zł.

Certyfikaty dla przedsiębiorstw muszą posiadać firmy, które prowadzą instalowanie, konserwacje, serwisowanie urządzeń chłodniczych i klimatyzacyjnych oraz pomp ciepła. Certyfikowane jednostki zobowiązane są do wdrożenia systemu dokumentowania czynności wykonywanych przez personel certyfikowany, wdrożenia odpowiednich procedur oraz posiadania minimalnego wyposażenia technicznego, zgodnie z rozporządzeniami.

Ustawa nakłada kary pieniężne od 4 000 do 15 000 zł za prowadzenie działalności bez posiadania certyfikatu dla przedsiębiorców lub niezapewnienie wykwalifikowanych pracowników posiadających właściwy certyfikat personalny.

W celu rejestracji urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła oraz osób odpowiedzialnych za ich działanie, wprowadzono Centralny Rejestr Operatorów (CRO). Obrót czynnikami chłodniczymi jest kontrolowany poprzez Bazę Danych do Sprawozdań (BDS). CRO i BDS są bazami danych zarządzanymi przez Biuro Ochrony Warstwy Ozonowej i Klimatu (BOWOiK) mieszczące się w Instytucie Chemii Przemysłowej im. Ignacego Mościckiego w Warszawie (IChP). Operator urządzenia, będący jego właścicielem lub użytkownikiem, dokonuje rejestracji do systemu CRO. Zobowiązany jest on do kontrolowania stanu technicznego urządzenia oraz podejmowania decyzji, odnośnie spraw finansowych z nim związanych. W bazie tej wpisywane są urządzenia zawierające, zarówno substancje kontrolowane (3 kg lub więcej), jak i f-gazy (5 ton ekwiwalentu CO₂ lub więcej). Karty urządzeń należy założyć dla agregatów w samochodach ciężarowych chłodniach i przyczepach chłodniach.

Sprawozdania do BDS składane są do 28 lutego i dotyczą roku minionego. W przypadku wystąpienia błędów w sprawozdaniu podmiot ma czas 14 dni roboczych na ich skorygowanie. Za nieterminowe złożenie przewidziana jest w ustawach kara administracyjna w wysokości od 600 do 4 500 zł.

Certyfikowane firmy chłodnicze i klimatyzacyjne mają obowiązek posiadania odpowiednich procedur dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej i systemu dokumentowania czynności. Obejmuje to instalowanie, konserwację lub serwisowanie, naprawy lub likwidacje stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych lub pomp ciepła, zawierających fluorowane gazy cieplarniane. Dokumentacja musi być bieżąco prowadzona i uzupełniana przez przedsiębiorcę oraz przechowywana w okresie co najmniej 5 lat.

Obowiązek etykietowania dotyczy produktów oraz urządzeń zawierających substancje kontrolowane lub fluorowane gazy cieplarniane. Zgodnie z wytycznymi należy umieścić etykietę, która będzie widoczna, czytelna i trwała. Dodatkowo należy do urządzenia dołączyć instrukcję dotyczącą przeznaczenia oraz funkcjonowania. Wprowadzenie pojemnika, produktu i urządzenia bez etykiety lub instrukcji w języku polskim, skutkuje karą w wysokości od 600 do 4 500 zł.

Ustawa f-gazowa nakłada obowiązek na mobilne instalacje chłodnicze i precyzuje uregulowania kategorii urządzeń w pojazdach chłodniczych w zależności od ich rodzaju.

Kontrola szczelności jest najważniejszym działaniem zmierzającym do ograniczenia niekontrolowanej emisji czynników chłodniczych do środowiska. Każda przeprowadzona kontrola szczelności powinna być wprowadzona do karty urządzenia w systemie CRO.

Zawartość czynnika chłodniczego w urządzeniu oraz posiadanie systemu wykrywania wycieków jest wyznacznikiem częstości kontroli szczelności. Prawo do przeprowadzenia kontroli szczelności posiada tylko osoba legitymująca się certyfikatem personalnym wydanym przez UDT. Przed przystąpieniem do sprawdzania szczelności instalacji chłodniczej obowiązkiem jest zapoznanie się z dokumentacją prowadzoną dla danego urządzenia. W ciągu miesiąca od naprawy wymagana jest rekontrola, czyli obowiązkowe sprawdzenie szczelności.

Urządzenia chłodnicze charakteryzujące się zawartością 500 ton CO₂ eq lub więcej gazów, muszą posiadać system wykrywający wycieki. Ustawodawstwo nakazuje coroczną kontrolę poprawności jego działania. Częstotliwość kontroli szczelności, w przypadku zainstalowanego systemu detekcji, ulega dwukrotnemu wydłużeniu.

Niezapewnienie sprawdzenia pod względem wycieków stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła lub agregatów samochodów ciężarowych chłodni i przyczep chłodni, zawierających fluorowane gazy cieplarniane, przez uprawniony personel lub niezapewnienie w terminie kontroli systemów wykrywania wycieków, grozi nałożeniem kary w wysokości od 4 000 do 15 000 zł.

Odzysk oznacza zbiórkę i magazynowanie f-gazów z urządzeń i instalacji oraz w trakcie konserwacji lub serwisowania. Ustawa o zmianie ustawy o odpadach wprowadza rejestr i bazę danych o odpadach. Odzyskany czynnik chłodniczy jest odpadem, zakwalifikowanym przez ustawę o odpadach jako niebezpieczny i wymaga specjalnego postępowania.

Za niedostosowanie się do ustawy o odpadach, czyli niezapewnienie dokonania odzysku, grozi administracyjna kara pieniężna od 4 000 do 15 000 zł.

Wprowadzone zmiany w systemach rejestracji operatorów, kart urządzeń i sprawozdań. ograniczają możliwość fałszowania danych, odnośnie urządzenia i prac przy nim wykonanych. Przepisy nakładają obowiązek corocznego składania sprawozdań w systemie BDS, co umożliwi uzyskanie wiarygodnych danych dotyczących obrotu czynnikami chłodniczymi. Certyfikacja zapewnia, że osoby, które zajmują się, czynnikami chłodniczymi są kompetentne i wiedzą jak prawidłowo z nimi postępować.