W dzisiejszych czasach wszechobecnej konkurencji firmy prześcigają się w sposobach na zdobycie nowych klientów. Branża spożywcza nie jest tu wyjątkiem. Jednym z instrumentów po który najczęściej sięga się aby zdobyć i utrzymać lojalność klientów jest organizacja różnego rodzaju akcji promocyjnych, które przewidują przekazanie klientom nagród, premii czy rabatów. Organizacja takich akcji wymaga nie tylko przygotowań logistycznych, ale również zadbania o kwestie prawne, podatkowe i kwestie związane z ochroną danych osobowych. Bardzo często akcje promocyjne wiążą się bowiem ze zbieraniem od klientów dodatkowych informacji. O czym należy pamiętać żeby zorganizować je zgodnie z przepisami RODO? 

Przygotowania należy rozpocząć od określenia celów akcji, zastanowienia się do czego będziemy potrzebować danych uzyskanych od klientów i jakie to mają być dane. Zgodnie z zasadą „privacy by design” powinniśmy ocenić czy zakładany przez nas model przeprowadzenia akcji promocyjnej jest zgodny z przepisami dot. ochrony danych osobowych zaś wyniki oceny udokumentować (aby spełnić zasadę rozliczalności). Należy w szczególności pamiętać o prawidłowym określeniu podstaw prawnych przetwarzania i o zasadzie minimalizacji danych. Powinniśmy zbierać jedynie dane niezbędne do realizacji celów akcji, zabronione jest zbieranie danych „na zapas”. Jeśli przykładowo organizujemy konkurs w którym nagroda pieniężna ma być wysłana na rachunek bankowy zwycięzcy, nie ma potrzeby zbierania numerów rachunków od wszystkich uczestników. Istnieje bowiem możliwość skontaktowania się ze zwycięzcą konkursu po jego wyłonieniu i poproszenie go o wskazanie danych niezbędnych do przekazania nagrody. Ocena które dane są rzeczywiście niezbędne do organizacji konkursu powinna być dokonywana indywidualnie w każdym przypadku. Należy też pamiętać o zasadzie „privacy by default” – przyjęte przez nas rozwiązania powinny w jak największym stopniu chronić prywatność uczestników.  

Więcej informacji, w tym przykładowe podstawy przetwarzania danych do celów organizacji akcji promocyjnych, znajdziecie Państwo w pełnej wersji artykułu dostępnej w Strefie Managera. 

Pełna wersja artykułu dostępna jest wyłącznie w Strefie Managera pod adresem: 

STREFA MANAGERA: ORGANIZACJA AKCJI PROMOCYJNYCH W ŚWIETLE RODO

 W Strefie Managera dodatkowo znajdziesz:

• Raporty Food Risk
• LEX Scan - miesięczny raport zmian w prawie żywnościowym wraz z krótkim komentarzem
• Opracowania Prawne naszych Ekspertów
• Tablicę Managera Food Fraud i Food Risk
• Dedykowane webinaria, szkolenia, warsztaty – śledź nowe elementy wpisując w pole szukaj Strefa Managera

>> Więcej o STREFIE MANAGERA <<

Zadzwoń +48 501 370 590 lub napisz strefamanagera@foodfakty.pl