Obecnie wszyscy jesteśmy coraz bardziej świadomi ograniczeń i skutków, jakie epidemia COVID-19 niesie dla naszego życia, ale również dla funkcjonowania przedsiębiorstw, organizacji i rynku konsumentów. Ostatnie postanowienia rządu dotyczące ograniczenia podróży i kontaktów bezpośrednich oraz bezwzględna konieczność ochrony zdrowia i bezpieczeństwa osób, a także perspektywa przedłużania się epidemii w Polsce i na świecie oznaczają, że PCA nie będzie mogło w najbliższym czasie przystąpić do przeprowadzania ocen jednostek w dotychczasowej formie tj. ocen na miejscu.

W tym szczególnie trudnym dla przedsiębiorstw czasie jest bardzo ważne i oczekiwane, aby zaufanie, które akredytacja zapewnia rynkowi usług / wynikom oceny zgodności, a tym samym szeroko rozumianym certyfikowanym wyrobom, nie zostało istotnie zmniejszone.

Biorąc powyższe pod uwagę opracowaliśmy, tak szybko jak było to możliwe, procedurę ocen zdalnych, która będzie stosowana zgodnie i w rozumieniu wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17011.

Począwszy od 20.04.2020 r. PCA będzie organizować i przeprowadzać oceny akredytowanych jednostek oceniających zgodność (CAB), zaplanowane jako oceny na miejscu w tym obserwacje, w formie ocen zdalnych. Oceny zdalne będą planowane i przeprowadzane zgodnie z harmonogramem ocen na rok 2020, po uzgodnieniu ich terminu i zasad z zainteresowanymi jednostkami. Oceny zawieszone od dnia 18.03.2020 r. z powodu sytuacji nadzwyczajnej, będą sukcesywnie realizowane w drugim kwartale 2020 r., z uwzględnieniem priorytetów jednostek oraz dostępności zasobów PCA. Konieczność i zasadność stosowania ocen zdalnych będzie podlegać ciągłej weryfikacji i w zależności od rozwoju sytuacji, przyjmowane będą dalsze postanowienia, w tym odwołanie realizacji ocen zdalnych.

Realizacja ocen zdalnych jest w obecnej nadzwyczajnej sytuacji jedynym możliwym i skutecznym rozwiązaniem do zastosowania w działalności akredytacyjnej, ponieważ anulowanie lub opóźnienie ocen w dłuższej perspektywie nie zagwarantuje utrzymania nadal oczekiwanego i koniecznego poziomu zaufania do rynku.

Priorytety PCA podczas stosowania ocen zdalnych

W okresie stosowania ocen zdalnych priorytetem PCA będzie utrzymanie akredytacji CAB. W pierwszej kolejności oceny zdalne będą dotyczyć planowych ocen w nadzorze przewidzianych jako oceny na miejscu, w tym obserwacji działalności CAB u ich klientów oraz ocen ponownych. W odniesieniu do ocen na miejscu w procesach akredytacji i rozszerzenia zakresu posiadanej akredytacji, oceny zdalne będą stosowane tylko w uzasadnionych przypadkach, gdy złożoność procesu ocen pozwoli na skuteczne z punktu widzenia wykazania zaufania do kompetencji CAB, zastosowanie techniki oceny zdalnej.

Ocena zdalna CAB, tak jak ocena na miejscu ma na celu weryfikację kompetencji jednostki w odniesieniu do wymagań akredytacyjnych w określonym zakresie akredytacji w lokalizacji fizycznej CAB i jest realizowana z zastosowaniem technologii informacyjno-komunikacyjnej (IT), bez wizyty w lokalizacji. Ocena na miejscu obejmuje kombinację przeglądu dokumentów, przeglądu zapisów, oraz wywiadów i rozmów. Ponadto, oceny zdalne będą bazować w głównej mierze na stosowaniu wideo-konferencji i wideo-obserwacji działań technicznych personelu CAB, w tym wybranych elementów procedur oceny zgodności, gdy pozwala na to dostępna IT.

Jako IT będzie stosowane dostępne dla CAB i PCA oprogramowanie i sprzęt taki jak: smartfony, iPady, laptopy, komputery stacjonarne, kamery wideo, urządzenia głośnomówiące i inne, wspomagające działania audytorów i CAB.

Oceny zdalne są realizowane w sposób i w zakresie oraz wyłącznie w tych przypadkach, gdy zapewniają, porównywalną do ocen na miejscu, skuteczność, w odniesieniu do możliwości potwierdzenia zaufania do kompetencji CAB w określonym zakresie obszaru oceny zgodności (zakresie akredytacji). W oddzielnych przypadkach (np. proces akredytacji lub istotne zmiany zakresu akredytacji – rozszerzenia) oceny zdalne mogą wymagać uzupełnienia w formie oceny na miejscu, przeprowadzanej w czasie i w sytuacji, gdy takie oceny będą możliwe do przeprowadzenia (po ustąpieniu sytuacji nadzwyczajnej).

Zakres ocen zdalnych

Zakres ocen zdalnych obejmuje te same elementy jak w przypadku ocen na miejscu (które podlegają zamianie) z uwzględnieniem ograniczeń dla oddzielnych zadań w ocenie, wynikających ze stosowanej IT, np. w zakresie obserwacji działań technicznych personelu CAB oraz realizacji procedur oceny zgodności. Oceny zdalne mogą wymagać rozłożenia zadań oceny w czasie, dłuższym niż w przypadku oceny na miejscu.

W przypadku, gdy zgodnie z harmonogramem ocen na rok 2020 ocena CAB będzie przypadać na okres stosowania procedury ocen zdalnych, PCA skontaktuje się z CAB przed oceną w celu ustalenia wszystkich logistycznych i technicznych aspektów oceny, w tym uzgodnienie zakresu i sposobu stosowania IT, zakresu zasobów udostępnianych przez CAB, czasu dostępu do zasobów CAB i inne. Przy ograniczonym zakresie i zaawansowaniu technicznym IT możliwych do zastosowania w ocenie zdalnej, PCA może oczekiwać dostarczenia przez CAB, przed ocena zdalną, poszerzonego (w porównaniu z oceną w formie przeglądu dokumentów) zakresu dokumentów i udokumentowanej informacji (w uzgodnionej formie), dotyczącej akredytowanej działalności CAB.

PCA jest świadome, że oceny zdalne będą stanowić wyzwanie zarówno dla PCA, jaki akredytowanych CAB. Jednakże niepodważalnymi priorytetami są obecnie ochrona zdrowia i bezpieczeństwo audytorów PCA oraz personelu CAB, a także utrzymanie zaufanie do rynku usług oceny zgodności i certyfikowanych wyrobów. Tylko przy ścisłej współpracy i pełnym zrozumieniu tych faktów, osiągnięcie obu tych celów będzie możliwe.

PCA jest otwarte na sugestie i propozycje rozwiązań logistycznych oraz technicznych, dotyczących ocen zdalnych. Jeżeli pojawią się pytania lub wątpliwości w przedmiocie ocen zdalnych, prosimy o kontakt bezpośrednio z personelem PCA współpracującym z Państwa Jednostka, lub kierownictwem PCA.

Źródło: PCA