W dobie rosnącej świadomości konsumentów na temat bezpieczeństwa żywności, rola audytora IFS (International Featured Standards) Food nabiera kluczowego znaczenia. Współczesne wymagania dotyczące jakości i standardów produkcji żywności stawiają przed firmami wyzwania, które wymagają nie tylko precyzji, ale i transparentności w każdym etapie łańcucha dostaw. Audytorzy IFS Food to specjaliści, których zadaniem jest zapewnienie, że produkty trafiające na rynek spełniają najwyższe normy bezpieczeństwa i jakości. Dzięki nim konsumenci mogą mieć pewność, że ich zdrowie jest chronione, a producenci zyskują zaufanie i lojalność konsumentów.

Audytor odgrywa kluczową rolę w procesie certyfikacji IFS zakładów spożywczych. Jego zadaniem jest zapewnienie, że oceniana organizacja spełnia wymogi stawiane przez standard IFS, który koncentruje się na bezpieczeństwie, jakości i zgodności produktów, szczególnie w sektorze spożywczym. Praca audytora jest wielowymiarowa i wymaga od niego wiedzy technicznej, umiejętności analitycznych, zdolności interpersonalnych oraz obiektywności.

Praca audytora rozpoczyna się już na etapie przygotowania do audytu. Musi on dokładnie zapoznać się z profilem działalności firmy, którą będzie audytował, a także z dokumentacją dotyczącą jej systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem żywności. Ważne jest, aby audytor zrozumiał specyfikę działalności organizacji, co pozwoli mu efektywnie ocenić zgodność jej procesów z wymaganiami IFS.

Sam audyt odbywa się najczęściej w formie wizyty na miejscu, gdzie audytor ma możliwość dokładnego zbadania procesów produkcyjnych, procedur, dokumentacji oraz rozmowy z pracownikami. Jego zadaniem jest zweryfikowanie czy firma przestrzega wszystkich wytycznych zawartych w standardzie IFS, w tym dotyczących higieny, zarządzania ryzykiem, kontroli jakości oraz zgodności z przepisami prawnymi. Audytor ocenia również działania korygujące podejmowane przez firmę w przypadku wcześniejszych niezgodności.

Istotnym elementem pracy audytora jest ocena ryzyka. IFS wymaga, aby organizacje stosowały podejście oparte na analizie ryzyka w wielu obszarach, od higieny po zarządzanie alergenami czy zafałszowanie produktów. Audytor, bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu, musi zidentyfikować potencjalne zagrożenia i ocenić, w jaki sposób firma nimi zarządza. Ta ocena jest kluczowa, ponieważ pozwala jednostce certyfikującej podjąć decyzję o wydaniu certyfikatu.

Audytor musi być obiektywny i niezależny. Oznacza to, że nie może sugerować rozwiązań ani wpływać na decyzje podejmowane przez organizację. Jego zadaniem jest jedynie ocena zgodności działań firmy z wymaganiami IFS. Obiektywność ta jest niezbędna, aby proces certyfikacji miał wiarygodność, a sam audyt nie był postrzegany jako formalność, lecz jako rzeczywista ocena ryzyka i jakości zarządzania w firmie.

Po zakończeniu audytu, audytor sporządza szczegółowy raport, w którym opisuje wszystkie zidentyfikowane niezgodności oraz obszary wymagające poprawy. Na podstawie tego raportu jednostka certyfikująca podejmuje decyzję o przyznaniu certyfikatu. Raport ten stanowi kluczowy element w całym procesie certyfikacji, ponieważ to na jego podstawie jednostka certyfikująca ocenia, czy firma spełnia standardy IFS.

Dlaczego Audytor stanowi kluczowe ogniwo w procesie certyfikacji dla Jednostki Certyfikującej?

Global Quality  - Mirosław Łukaszewski – Dyrektor Generalny

„Z punktu widzenia Jednostki Certyfikującej, audytor pełni kluczową rolę w procesie certyfikacji, będąc bezpośrednim łącznikiem między klientem ubiegającym się o uzyskanie certyfikatu, a jednostką certyfikującą odpowiedzialną za ocenę zgodności.

Audytor mając bezpośredni kontakt z klientem oraz jego organizacją weryfikuje czy jego system zarządzania, funkcjonujące procesy lub produkty są zgodne z wymaganiami określonej normy lub standardu. Będąc bezpośrednio u klienta, audytor nie tylko dokonuje oceny zgodności, ale również buduje zaufanie do jednostki certyfikującej, którą reprezentuje. Istotne jest, aby każdy audyt był przeprowadzony w sposób niezależny i obiektywny, aby oceny audytora były wolne od jakichkolwiek nacisków czy też konfliktów interesów.

Osoba, która wykonuje zawód audytora powinna wykazać się nie tylko teoretyczną znajomością norm i przepisów, ale także musi posiadać praktyczne doświadczenie w branży, którą audytuje. Dzięki temu potrafi ona lepiej rozpoznać potencjalne niezgodności lub ryzyka, a także wskazać na możliwe potencjały doskonalenia w systemie danej organizacji. W ten sposób audytor wnosi wartość dodaną dla audytowanej organizacji, niezależnie od końcowego wyniku audytu.

Dzięki odpowiedniemu doświadczeniu, wiedzy oraz kwalifikacjom audytor jest w stanie dostosować się i wejść w daną specyfikę audytowanej organizacji.  Praca audytora standardów bezpieczeństwa żywności nie polega jedynie na wykrywaniu potencjalnych niezgodności, a wręcz przeciwnie – celem pracy auditora jest potwierdzenie zgodności funkcjonującego systemu w audytowanej organizacji. Dla nas jako jednostki certyfikującej bardzo cenne jest jeżeli klient, który nie spełni wymagań podczas audytu i nie uzyska certyfikatu, decyduje się nadal kontynuować współpracę z tą samą jednostką i wdraża odpowiednie działania aby uzyskać certyfikat podczas kolejnego audytu. Powyższy fakt świadczy to o tym, iż cały personel jednostki, darzony jest pełnym zaufaniem, a praca audytora odbierana jest przez klienta, jako praca profesjonalisty, którego celem jest potwierdzanie zgodności z obowiązującymi standardami.

Praca audytora w procesie certyfikacji jest fundamentem całego systemu. Audytorzy nie tylko oceniają zgodność z normami, ale także chronią reputację Jednostki Certyfikującej, gwarantując, że wydane certyfikaty mają realną wartość na rynku.”

Jakie kwalifikacje powinien posiadać kandydat/ka na audytora IFS aby Jednostka Certyfikująca mogła go/ją zakwalifikować do dalszej części procesu?

DQS Agnieszka Mężyńska - Kierownik Projektu IFS, Audytor

Jako Kierownik ds. Projektu IFS mogę powiedzieć, ze Audytorzy charakteryzują się wysokim poziomem profesjonalizmu oraz szeroką wiedzą w zakresie wymagań branżowych i norm jakościowych. Ich doświadczenie zawodowe oraz dogłębna znajomość procesów operacyjnych w przedsiębiorstwach pozwalają im na skuteczną ocenę zgodności z wymaganiami standardu IFS.

Audytorzy posiadają również zdolności analityczne oraz umiejętności identyfikowania obszarów ryzyka, co jest niezbędne do przeprowadzenia wartościowego audytu. Dodatkowo, ich kompetencje interpersonalne oraz umiejętność komunikacji są na wysokim poziomie, co wspiera efektywną współpracę z zespołami audytowanymi.

Ogólnie rzecz biorąc, kwalifikacje audytorów IFS pozwalają im zapewnić rzetelną ocenę procesów i systemów zarządzania, co stanowi dużą wartość dla organizacji, które dążą do spełnienia najwyższych standardów jakości i bezpieczeństwa.

Kandydat na auditora IFS Food musi udowodnić posiadanie odpowiedniego:
-  wykształcenia (studia wyższe związane z żywnością lub naukami biologicznymi),
- doświadczenia zawodowego (minimum trzy lata doświadczenia zawodowego w pełnym wymiarze godzin związanego z branżą spożywczą w produkcji żywności lub handlu detalicznym)
- doświadczenia w audytowaniu systemów zarządzania bezpieczeństwem żywności (minimum 7 auditów przed przystąpieniem do egzaminu: audity GFSI, audity IFS Progress lub uznawalne przez IFS audity drugiej strony).

IFS aktualnie wyróżnił 11 kategorii produktowych i 6 zakresów technologicznych, o które auditor może się ubiegać. Standardowo w celu aplikacji o daną kategorię produktową i dany zakres technologiczny auditor musi wykazać 1 rok doświadczenie w danej kategorii produktowej i zakresie technologicznym lub 5 uznawalnych przez IFS auditów (audity GFSI, audity IFS Progress, uznawalne przez IFS audity drugiej strony).

W celu złożenia aplikacji wymagane są też szkolenia:

- czterdziestogodzinny kurs dla auditora wiodącego,
- szesnastogodzinne szkolenie HACCP,
- szkolenie z wymagań IFS przygotowujące do egzaminu organizowane przez IFS lub jednostkę certyfikującą, z którą auditor zamierza współpracować (zwykle jest to szkolenie dwudniowe).

Po spełnieniu powyższych wymagań auditor może przystąpić do egzaminu. Egzamin IFS składa się z trzech elementów:
-podstawowy egzamin pisemny (obejmujący znajomość prawa żywnościowego i wymagań standardu IFS w obowiązującej wersji),
egzaminy z zakresów technologicznych (aktualnie odbywające się online)
- egzamin ustny.

Po przejściu procesu egzaminacyjnego wymagane są jeszcze 2 obserwacje podczas auditów IFS jako auditor trenujący pod nadzorem doświadczonego auditora IFS i tzw. witness audit czyli obserwacja auditu realizowanego przez kandydata przez oświadczonego auditora IFS. Po pozytywnym wyniku witness auditu auditor może realizować kolejne audity IFS samodzielnie.

Utrzymanie kompetencji

W przeszłości w celu utrzymania kompetencji auditorzy IFS musieli przystępować do egzaminu co 2 lata. Na szczęście od kilkunastu lat funkcjonują szkolenia kalibracyjne, które pozwalają co 2 lata przedłużać kompetencje auditora. Podczas szkoleń kalibracyjnych auditorzy otrzymują przegląd aktualnego statusu standardów, informacji zwrotnych od zainteresowanych stron i oczekiwań IFS w zakresie oceny przykładowych sytuacji audytowych. Materiały szkoleniowe są przygotowywane przez ekspertów z różnych dziedzin, dzięki czemu auditorzy uzyskują dostęp do źródeł literaturowych dotyczących różnej tematyki związanej z bezpieczeństwem żywności np. zasady projektu higienicznego zakładów, wymagania metrologiczne i inne.

Oprócz szkoleń kalibracyjnych auditor w celu utrzymania kompetencji musi udowodnić przeprowadzenie co najmniej 5 auditów IFS w ciągu roku i uczestniczenie w szkoleniu dwudniowym organizowanym przez jednostkę certyfikującą, z którą współpracuje oraz przejść co 2 lata witness audit / obserwację swojej pracy.

Od kilku lat IFS doskonali zasady rekrutacji auditorów starając się stworzyć  bardziej przyjazne podejście do wyjątkowych sytuacji. Dotyczy to np. uproszczonej ścieżki egzaminacyjnej dla auditorów aktywnych w innych standardach uznanych przez GFSI oraz utrzymania kompetencji w przypadku nie spełnienia jednego z wymogów. W celu zapewnienia odpowiednich zasobów do realizacji wysokiej jakości auditów IFS każdy przypadek jest rozpatrywany przez IFS indywidualnie.”

Informacje na temat kwalifikacji audytora można znaleźć na:

https://www.ifs-certification.com/en/auditors

Audytor IFS odgrywa kluczową rolę jako strażnik jakości i bezpieczeństwa żywności, odpowiadając za zgodność procesów produkcyjnych z międzynarodowymi standardami. Dzięki ich pracy producenci mogą zidentyfikować ryzyka i wdrożyć działania poprawiające jakość i bezpieczeństwo produktów. W efekcie audytorzy IFS wspierają ochronę zdrowia konsumentów oraz wzmacniają ich zaufanie do branży spożywczej i marek własnych.

Zapraszam do przeczytania drugiej części artykułu, w którym na temat pracy audytora IFS wypowiedzą się Audytorzy i audytowani Producenci.

Audytor IFS Food: Strażnik Bezpiecznej Produkcji Żywności i Zaufania Konsumentów cz. 2