Praca audytora jest nie tylko odpowiedzialnym zawodem, ale także pełnym wyzwań zajęciem, które wymaga wszechstronnych umiejętności, zaangażowania i zdolności analitycznego myślenia. Z perspektywy osoby wykonującej tę profesję można dostrzec zarówno jej złożoność, jak i satysfakcję płynącą z jej wykonywania. Zawód audytora to codzienne obowiązki, wyzwania, ale i zalety związane z wykonywaną pracą.

Jakie są codzienne wyzwania w pracy audytora IFS Food i IFS Food Progress?

DEKRA Certification Sp z o.o. Lidia Ostapczuk - Menadżer branży FMCG, Audytor

„Od razu chcę podkreślić, że IFS Progress jest entuzjastycznie przyjęty przez audytorów i branżę usług oceny zgodności, jak np. jednostki certyfikujące. Założenia tego programu to uzyskanie potwierdzenia od międzynarodowej, znanej organizacji IFS o pomyślnej weryfikacji w mniejszych firmach rozpoczynających prace z systemem bezpieczeństwa żywności.

Dzięki IFS Progress producenci działający lokalnie, z mniejszą wydajnością produkcji i mniejszych zasobach (też ludzkich) mogą być uznani jako dostawcy wymagających klientów.  

Audyt to wyzwanie dla obu stron, tzn ocenianego i oceniającego. Czasem trzeba odnaleźć się w sytuacji, gdy firma przygotowuje się do działania na większym rynku. Dużą rolę odgrywa przygotowanie do oceny, świadome podejście, uwzględnienie specyfiki produktu i procesu oraz wymagań ocenianego standardu.

Jako audytorzy jesteśmy przygotowani do sytuacji współpracy również z firmami rozpoczynającymi drogę z certyfikacją. Zawsze celem oceny jest poszukiwanie zgodności i wzajemna skuteczna komunikacja. Podczas oceny zadajemy otwarte i jasne pytania oraz staramy się aby odpowiedź zwrotna była jak najbardziej zrozumiała dla Firmy.”

Na czym polega praca audytora?

Audytor to osoba odpowiedzialna za weryfikację zgodności działania organizacji i procesów z obowiązującymi standardami, przepisami prawa czy przyjętymi procedurami wewnętrznymi. Istnieją różne specjalizacje w zawodzie audytora, takie jak audyt wewnętrzny, zewnętrzny, środowiskowy czy operacyjny, a każda z nich wymaga odmiennych kompetencji i narzędzi pracy.

Praca audytora IFS skupia się przede wszystkim na:

• Ocenie procesów i procedur: Weryfikuje, czy organizacja przestrzega ustalonych zasad, takich jak polityki zarządzania ryzykiem, procedury czy standardy jakości.
  • Ogólnej ocenie na produkcji:
  • Co najmniej 50% całkowitego czasu trwania audytu IFS powinno być przeznaczone na ocenę przeprowadzaną na miejscu (w obszarach produkcyjnych zakładu). Pozwala to audytorowi na kompleksową ocenę produktów i procesów, która powinna być przeprowadzona tak szybko, jak to możliwe.
  • Ocena na miejscu w zakładzie produkcyjnym powinna obejmować co najmniej następujące obszary:
  • Procesy produkcyjne,
  • Obszary przyjęcia, magazynowania i wysyłki,
  • Dobre Praktyki Produkcyjne (GMP), w tym utrzymanie, higienę, kontrolę szkodników oraz działania związane z czyszczeniem i dezynfekcją,
  • Rozwój produktów,
  • Laboratorium,
  • Konserwacja maszyn i urządzeń
  • Pomieszczenia socjalne,
  • Obszary zewnętrzne.
• Audytor powinien również wykorzystać ten czas na ocenę procesów operacyjnych, wykonując następujące czynności:
  • Sprawdzenie działań kontrolnych zdefiniowanych dla CCP (Krytycznych Punktów Kontroli) i innych środków kontrolnych, a także ich monitorowania, w celu ich porównania z informacjami zawartymi w planie HACCP,
  • Obserwację i przeprowadzanie wywiadów z pracownikami,
  • Inspekcję charakterystyk produktów i technologii,
  • Pobieranie próbek do weryfikacji,
  • Przegląd receptur używanych podczas procesu produkcyjnego,
  • Obserwację faktycznych działań związanych z wysyłką gotowych produktów i/lub dostawą surowców,
  • Ocenę wdrożonego systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności i jakością w praktyce
• Analizie dokumentacji: Audytor sprawdza dokumenty, raporty, dane i inne źródła informacji, aby ocenić ich zgodność z wymogami.
  • Ocena na produkcji jest kontynuowana poprzez kompleksowy przegląd dokumentacji i zapisów/inspekcji, w tym porównanie z dokumentami powiązanymi. Część ta ma na celu weryfikację informacji zebranych podczas oceny na miejscu oraz ocenę dalszych wymagań.
• Identyfikacji ryzyk: Audytor wskazuje obszary, które mogą wymagać poprawy lub które niosą ryzyko dla działania firmy.
• Raportowania wyników: Po przeprowadzeniu analizy audytor sporządza raport zawierający swoje wnioski, rekomendacje oraz ocenę sytuacji w audytowanej jednostce.

Jakie cechy osobowości powinien posiadać audytor?

Grupa Bahlsen Dr Danuta Swies Head of Group Quality Management

„Audytor prowadzący audyt w dużym zakładzie produkcyjnym lub grupie zakładów w branży spożywczej musi posiadać zarówno wiedzę merytoryczną, jak i odpowiednie cechy osobowości. Kluczowe umiejętności to znajomość branży, doskonała komunikacja, zdolności analityczne, organizacyjne oraz umiejętność zarządzania czasem i rozwiązywania problemów.

 Z cech osobowości szczególnie istotne są:

• asertywność
• uczciwość,
• cierpliwość,
• opanowanie,
• otwartość na zmiany,
• pewność siebie,
• empatia

Asertywność wspiera wyrażanie opinii w trudnych sytuacjach, uczciwość i etyka gwarantują bezstronność, a otwartość na nowe idee pozwala dostosować się do dynamicznych zmian w branży. Pewność siebie umożliwia obronę wniosków, a empatia budowanie dobrych relacji. Te cechy wspierają audytora w przeprowadzaniu rzetelnych i efektywnych audytów.”

W jaki sposób audytor przyczynia się do poprawy standardów bezpieczeństwa żywności w dużych zakładach produkcyjnych?

Grupa Bahlsen Dr Danuta Swies Head of Group Quality Management

”Audytor odgrywa kluczową rolę w podnoszeniu standardów bezpieczeństwa żywności w dużych zakładach produkcyjnych, dbając o zgodność procesów produkcyjnych z obowiązującymi przepisami oraz normami branżowymi. Regularnie przeprowadza audyty, podczas których dokonuje kompleksowej oceny każdego etapu produkcji – od kontroli surowców, poprzez procesy przetwórcze, aż po gotowe produkty. Weryfikuje, czy zakład wdrożył odpowiednie systemy zarządzania bezpieczeństwem żywności, takie jak HACCP, oraz identyfikuje potencjalne zagrożenia, w tym ryzyka mikrobiologiczne, chemiczne i fizyczne. Na tej podstawie wskazuje środki zaradcze i rekomenduje działania korygujące.

W ramach swoich obowiązków audytor przeprowadza również rozmowy z pracownikami, aby upewnić się, że są oni odpowiednio przeszkoleni i świadomi obowiązujących procedur bezpieczeństwa. Sporządza szczegółowe raporty z przeprowadzonych audytów, zawierające rekomendacje dotyczące usprawnienia procesów produkcyjnych. Dzięki temu zakład może wdrożyć odpowiednie działania naprawcze, minimalizując ryzyko zagrożeń i zapewniając zgodność z wymogami prawa. Audytor pełni także rolę doradczą, wspierając firmę w dostosowywaniu się do zmieniających się regulacji oraz podnoszeniu standardów jakości.

Regularne audyty umożliwiają monitorowanie postępów w zakresie bezpieczeństwa żywności, co prowadzi do zwiększenia jakości produktów oraz ochrony zdrowia konsumentów. Działania audytora przyczyniają się do budowania zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych, ponieważ spełnianie najwyższych standardów bezpieczeństwa żywności ma kluczowe znaczenie dla reputacji zakładu produkcyjnego. Audytorzy często współpracują z zewnętrznymi organami regulacyjnymi, co pozwala firmie nie tylko spełniać minimalne wymagania, ale również dążyć do ciągłego doskonalenia swoich procesów.”

Z perspektywy audytora zawód ten wiąże się z różnorodnymi wyzwaniami.

• Zachowanie obiektywizmu: Kluczową cechą dobrego audytora jest umiejętność patrzenia na audytowaną organizację w sposób obiektywny i niezależny. Bywa to trudne, szczególnie gdy pracuje się w środowisku wewnętrznym, gdzie audytor zna audytowanych pracowników.
• Praca z dużą ilością danych: Audytorzy często mają do czynienia z obszerną dokumentacją i muszą selektywnie wybierać kluczowe informacje. Umiejętność analizy danych oraz ich interpretacji ma tutaj kluczowe znaczenie.
• Radzenie sobie z presją czasu: Wiele audytów musi być przeprowadzanych w krótkim terminie, co wymaga doskonałej organizacji pracy i umiejętności pracy pod presją.
• Komunikacja z audytowanymi: Audytor nie tylko analizuje dokumenty, ale również prowadzi rozmowy z pracownikami organizacji. Musi umieć zadawać precyzyjne pytania, jednocześnie budując atmosferę zaufania i współpracy.
• Reakcja na trudne sytuacje: Czasami audytor napotyka na nieprawidłowości, które mogą być wynikiem błędów, ale również świadomych działań. W takich przypadkach musi zachować dyskrecję i profesjonalizm, aby skutecznie zarządzić sytuacją.

Satysfakcja z wykonywanej pracy

Z perspektywy audytora praca ta może przynosić dużą satysfakcję, wynikającą z jej znaczenia oraz różnorodności.

• Wpływ na poprawę organizacji: Dzięki audytom organizacje mogą wykrywać i eliminować błędy, co poprawia ich efektywność i zgodność z przepisami. Audytorzy mają więc realny wpływ na funkcjonowanie firm i instytucji.
• Rozwój zawodowy: Zawód audytora wymaga ciągłego doskonalenia wiedzy i umiejętności. Każdy projekt jest okazją do poznania nowych procesów, technologii i ludzi, co czyni tę pracę interesującą i rozwijającą.
• Poczucie odpowiedzialności: Audytorzy są strażnikami zgodności i jakości, co daje im poczucie odpowiedzialności za funkcjonowanie organizacji.

Cechy dobrego audytora

Dobry audytor powinien posiadać szereg cech i umiejętności, które umożliwiają mu skuteczne wykonywanie swojej pracy:

• Rzetelność i dokładność: Praca audytora wymaga skrupulatnego podejścia do szczegółów.
• Obiektywizm i niezależność: Audytor musi oceniać sytuację bez osobistych uprzedzeń czy wpływów zewnętrznych.
• Umiejętności komunikacyjne: Współpraca z audytowanymi wymaga asertywności, empatii i umiejętności wyjaśniania skomplikowanych kwestii.
• Zdolności analityczne: Audytor musi dostrzegać wzorce i zależności w dużych zbiorach danych oraz wyciągać trafne wnioski.

Podsumowanie

Praca audytora to zawód wymagający, ale niezwykle satysfakcjonujący. Z perspektywy audytora jest to zajęcie, które pozwala na rozwój zawodowy, budowanie zaufania do organizacji i realny wpływ na jej funkcjonowanie. Choć wiąże się z wieloma wyzwaniami, daje również możliwość poznania różnorodnych środowisk pracy i zdobycia szerokiego doświadczenia, co czyni ją atrakcyjnym wyborem dla osób ambitnych i gotowych na ciągłe doskonalenie.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

Audytor IFS Food: Strażnik Bezpiecznej Produkcji Żywności i Zaufania Konsumentów cz. 1